校園一卡通的資金清算與分析
文章出處：http://coolbang.cn 作者：羅芳 人氣： 發(fā)表時(shí)間：2011年11月24日
一、校園一卡通的資金清算模式
目前，校園一卡通的主要資金清算模式有兩種：一種是高校各二級(jí)單位有外部銀行獨(dú)立賬號(hào)而進(jìn)行的外部往來(lái)清算；另一種模式還未得到廣泛使用。另一種是高校各二級(jí)單位無(wú)獨(dú)立賬號(hào)只在高校內(nèi)部銀行(一般稱(chēng)作資金清算中心)開(kāi)戶的內(nèi)部往來(lái)清算。
前一種模式的資金清算主要由銀行完成，即銀行設(shè)立一卡通資金清算專(zhuān)戶，負(fù)責(zé)管理校園一卡通系統(tǒng)的結(jié)存資金，校園一卡通的消費(fèi)資金轉(zhuǎn)入內(nèi)部往來(lái)單位帳號(hào)等均由銀行負(fù)責(zé)，校園一卡通圈存的資金明細(xì)報(bào)表由銀行提供，系統(tǒng)錯(cuò)賬也由銀行負(fù)責(zé)查找和處理，這種清算模式比較簡(jiǎn)單，大部分的清算工作均由系統(tǒng)自動(dòng)完成，但由于高校對(duì)這部分資金無(wú)管理權(quán)和使用權(quán)，導(dǎo)致高校不能發(fā)揮這部分資金的的使用效益，因此這種模式還未得到廣泛使用。
對(duì)于后一種資金清算模式，雖然外部銀行也有校園一卡通的結(jié)算賬戶，但該賬戶主要由校內(nèi)結(jié)算中心負(fù)責(zé)管理。校內(nèi)前一種模式的資金清算主要由銀行完成，即銀行設(shè)立一結(jié)算中心負(fù)責(zé)校園一卡通的現(xiàn)金充值及圈存資金的核對(duì)和入賬。對(duì)于各內(nèi)部往來(lái)單位的消費(fèi)資金，因各內(nèi)部往來(lái)單位在外園一卡通的消費(fèi)資金轉(zhuǎn)入內(nèi)部往來(lái)單位賬戶等均由銀行負(fù)部銀行無(wú)獨(dú)立的清算賬戶，各二級(jí)單位只在校內(nèi)結(jié)算中心開(kāi)責(zé)，校園一卡通圈存的資金明細(xì)撤表由銀行提供。系統(tǒng)錯(cuò)賬也設(shè)結(jié)算賬戶，只能由校內(nèi)結(jié)算中心手工完成轉(zhuǎn)賬，各商戶的系由銀行負(fù)責(zé)查找和處理。這種清算模式比較簡(jiǎn)單，大部分清算統(tǒng)消費(fèi)明細(xì)報(bào)表、圈存資金明細(xì)報(bào)表及系統(tǒng)錯(cuò)賬等均由校內(nèi)結(jié)算中心負(fù)責(zé)查找和完成。這種結(jié)算模式的工作量比較大，但由于校園一卡通的資金運(yùn)行過(guò)程均由校內(nèi)會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)控和完成，有利于高校及時(shí)了解校岡一卡通的有關(guān)情況。同時(shí)，由于校周一卡通的結(jié)存資金由校內(nèi)結(jié)算中心負(fù)責(zé)管理，這樣也有利于發(fā)揮這部分資金的使用效益。
在第二種資金清算模式下，校園一卡通的資金流轉(zhuǎn)如下圖所示：
校園一卡通資金流轉(zhuǎn)示意圖
二、校園一卡通的主要會(huì)計(jì)報(bào)表及其相互關(guān)系
以武漢理工大學(xué)目前使用的校園一卡通系統(tǒng)為例。校園一卡通系統(tǒng)內(nèi)的會(huì)計(jì)報(bào)表主要有：資金清算日?qǐng)?bào)表、商戶清算明細(xì)報(bào)表、商戶清算匯總報(bào)表、商戶營(yíng)業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銀行轉(zhuǎn)賬匯總報(bào)表、現(xiàn)金充值匯總及明細(xì)報(bào)表等。各種報(bào)表之間的相互關(guān)系是：商戶清算匯總報(bào)表、銀行轉(zhuǎn)賬匯總報(bào)表、現(xiàn)金充值匯總報(bào)表等均是資金清算日?qǐng)?bào)表的子報(bào)表。資金清算日?qǐng)?bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源和依據(jù)是各子報(bào)表。
資金清算日?qǐng)?bào)表是各種報(bào)表的核心內(nèi)容，也是系統(tǒng)對(duì)賬的主要依據(jù)。系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)的各種錯(cuò)賬也是以資金清算日?qǐng)?bào)表為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確認(rèn)的，由于允許脫機(jī)消費(fèi)，因此各商戶的當(dāng)日營(yíng)業(yè)額可能與系統(tǒng)不符。由于系統(tǒng)在某一時(shí)間區(qū)間上遵循的是動(dòng)態(tài)平衡，所以對(duì)商戶的資金清算只能以資金清算日?qǐng)?bào)表為依據(jù)。資金清算日?qǐng)?bào)表如下所示：
表中各項(xiàng)目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系分別為：持卡人賬戶貸方發(fā)生額即為當(dāng)日持卡人從銀行卡自助轉(zhuǎn)入校園一卡通的轉(zhuǎn)賬發(fā)生額(即圈存額)和持卡當(dāng)日在各網(wǎng)點(diǎn)存人現(xiàn)金到校園一卡通的發(fā)生額之和。借方發(fā)生額為持卡人當(dāng)日消費(fèi)發(fā)生額之和，余額在貸方，即表中第7，8兩行當(dāng)日借方發(fā)生額應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)到第2行當(dāng)日貸方發(fā)生額，而第2行的借方發(fā)生額應(yīng)分別結(jié)轉(zhuǎn)到第3、4、5行的貸方。“內(nèi)部往來(lái)”項(xiàng)目用于結(jié)轉(zhuǎn)各項(xiàng)目余額，其項(xiàng)目?jī)?nèi)容沒(méi)有實(shí)質(zhì)意義。“手續(xù)費(fèi)收入”項(xiàng)目用于核算根據(jù)商戶的營(yíng)業(yè)額對(duì)各商戶提取的各種管理費(fèi)等，即各商戶的清算發(fā)生額應(yīng)為商戶的營(yíng)業(yè)發(fā)生額減去手續(xù)費(fèi)收入之后的余額。“補(bǔ)助扣款”項(xiàng)目用于核算給校內(nèi)教職工和學(xué)生發(fā)放的各種補(bǔ)助等。表中的本日結(jié)存金額的借方余額和貸方余額即為下一日的資金清算日?qǐng)?bào)表的上日結(jié)存金額的借方余額和貸方余額。
三、校園一卡通的系統(tǒng)錯(cuò)賬及其分析
1．現(xiàn)金充值長(zhǎng)短款情況及對(duì)賬處理。
這里主要是指系統(tǒng)故障造成的正常長(zhǎng)短款。長(zhǎng)款發(fā)生時(shí)，由于充值人員從前臺(tái)終端打印出的現(xiàn)金充值匯總表的金額總數(shù)小于實(shí)收現(xiàn)金的金額總數(shù)，容易使充值人員誤以為收錯(cuò)了現(xiàn)金，此時(shí)充值人員應(yīng)主動(dòng)將多收的現(xiàn)金一并交存外部銀行，待校園一卡通資金清算人員將從后臺(tái)系統(tǒng)中打印出的現(xiàn)金充值明細(xì)報(bào)表同充值人員從前臺(tái)終端打印出的現(xiàn)金充值明細(xì)清單相對(duì)照后，即可發(fā)現(xiàn)由于系統(tǒng)錯(cuò)誤造成的持卡人現(xiàn)金并未存人校園一卡通的發(fā)生額。由后臺(tái)將未存清單提供給前臺(tái)充值人員，由前臺(tái)充值人員給持卡人未存的現(xiàn)金重新充值。短款發(fā)生時(shí)。因?yàn)楝F(xiàn)金充值匯總表的金額總數(shù)大于實(shí)收現(xiàn)金的金額總數(shù)是系統(tǒng)造成的，而系統(tǒng)對(duì)賬是以后臺(tái)為依據(jù)的，同樣，當(dāng)后臺(tái)資金清算人員次日提供的現(xiàn)金充值明細(xì)報(bào)表與前臺(tái)充值人員打印出的現(xiàn)金充值明細(xì)清單相對(duì)后，即可發(fā)現(xiàn)有現(xiàn)金已存入校園一卡通而該持卡人并未交存現(xiàn)金的發(fā)生額，從而追回漏收的現(xiàn)金。
2．圈存錯(cuò)賬情況及對(duì)賬處理。
由于系統(tǒng)線路等原因，持卡人在進(jìn)行轉(zhuǎn)賬圈存時(shí)會(huì)發(fā)生以下兩種特殊情況：校園一卡通已上賬而對(duì)應(yīng)的銀行卡未下賬；校園一卡通未上賬而對(duì)應(yīng)的銀行卡已下賬。當(dāng)校園一卡通未上賬而對(duì)應(yīng)的銀行已下賬的情況發(fā)生時(shí)，因銀行卡已下賬而校園一卡通未上賬，持卡人會(huì)主動(dòng)找相應(yīng)的卡務(wù)中心查詢未到賬情況，校園一卡通資金清算人員不用對(duì)賬也會(huì)發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)賬發(fā)生。但當(dāng)持卡人銀行卡未下賬而校園一卡通已上賬的情況發(fā)生時(shí)，持卡人往往不會(huì)那么自覺(jué)地將多上賬的金額主動(dòng)退到卡務(wù)中心，此時(shí)需要資金清算人員仔細(xì)對(duì)賬才能發(fā)現(xiàn)。
3．商戶清算錯(cuò)賬情況及對(duì)賬處理。
由于系統(tǒng)允許脫機(jī)消費(fèi)。所以在對(duì)商戶進(jìn)行清算的過(guò)程中，系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)賬也是難免的。持卡人的校囝一卡通有卡余額和庫(kù)余額之分，系統(tǒng)允許5天平賬，所以當(dāng)日的消費(fèi)不一定都能反映到當(dāng)日商戶的清算報(bào)表中。但當(dāng)平賬處理貸方發(fā)生額中有大量不明發(fā)生額增加時(shí)，必定是商戶清算系統(tǒng)出現(xiàn)故障。此時(shí)應(yīng)將商戶的營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表與清算匯總報(bào)表等進(jìn)行對(duì)照，才能發(fā)現(xiàn)造成商戶清算資金漏統(tǒng)的不平金額，并將漏轉(zhuǎn)的金額轉(zhuǎn)出。
(文/武漢理工大學(xué)武漢 羅芳)
