基于一卡通平臺的高校財務信息管理流程重組

文章出處：http://coolbang.cn 作者：冉潔 丁慧平 張駿溫   人氣： 發(fā)表時間：2011年11月22日

    我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展對高校的管理水平提出了更高的要求，高校財務管理作為高校管理的核心部分，必須適應時代變化的要求。如何做好網(wǎng)絡環(huán)境下的高校財務信息管理，也是大家當前關心的熱點之一。但目前絕大多數(shù)高校的財務管理存在以下困擾： 

    (1)信息孤島的存在。近年來，高校各管理部門陸續(xù)建立了各自的管理信息系統(tǒng)，以便實現(xiàn)辦公自動化和加強各自的業(yè)務管理。財務管理作為一項重要業(yè)務，其數(shù)據(jù)來源于各個不同的職能部門。涉及高校業(yè)務中的方方面面。然而。由于高校各職能部門的應用系統(tǒng)功能不同、建立的時間不同。導致系統(tǒng)設置、數(shù)據(jù)格式和軟件使用都有很大差異。因此部門之間數(shù)據(jù)只能通過紙質(zhì)介質(zhì)或優(yōu)盤傳送，這樣就無法避免信息孤島的存在。造成了財務所需的原始信息更新不同步，數(shù)據(jù)錄入重復。信息難以共享等諸多問題。

    (2)傳統(tǒng)的高校財務工作組織模式不適應信息化要求。傳統(tǒng)的高校財務工作組織模式是以功能活動來劃分的層級組織模式，包括資金管理、財務控制、預算與費用、賬務、會計、內(nèi)部稽核等。這種模式下，每個部門的組織結(jié)構(gòu)是縱深型的。每個工作人員只對自己的上級負責。每個管理者只能在自己負責的業(yè)務層面上解決問題。這樣的模式缺乏全局考慮，而且信息通過層層傳輸，失真和損失的可能性很大。

    對于上述存在的問題。本文設想借助高校“一卡通”平臺和業(yè)務流程再造的基本思想，來重構(gòu)高校的財務管理流程，實現(xiàn)高校財務信息資源的整合，從而克服上述問題，改善財務部門的管理職能和管理效率。

1 業(yè)務流程再造(BPR)理論 

    BPR （Business Process Reengineering ）即企業(yè)流程再造，也稱企業(yè)流程重組，由美國麻省理工學院哈默博士于1990年提出。BPR是指對關鍵流程中的活動和信息流進行重新審視和設計。從而達到簡化流程、降低成本、提高質(zhì)量和增加柔性的目的。流程再造的理論就是要徹底打破勞動分工的約束。跨越職能部門的條條框框，以流程為核心重建企業(yè)的運行機制和組織結(jié)構(gòu)。將傳統(tǒng)組織中的縱向職能控制轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒讨懈黜椈顒拥臋M向協(xié)調(diào)。目前國外許多學者對BPR在工業(yè)企業(yè)領域應用的討論產(chǎn)生了很大的反響．國外一些學者開始就BPR在教育行業(yè)的應用進行探討。目前國內(nèi)對BPR在高校應用的討論還比較少，只在圖 書期刊管理、醫(yī)院管理方面有所討論，本文試圖從業(yè)務層面對高校與財務有關的業(yè)務進行設計。

2 利用一卡通平臺來整合高校財務信息管理 

    校園一卡通是集學校綜合管理和金融服務為一體的多功能復合卡應用系統(tǒng)。本文從高校各部門的功能角度進行了分析。設想通過一卡通平臺來集成各部門的財務數(shù)據(jù)。把全校的主流信息、公共數(shù)據(jù)有效地管理起來，實現(xiàn)全校范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享。從而實現(xiàn)整個學校的全面信息查詢和決策分析。 

圖1 一卡通網(wǎng)絡平臺示意圖

    通過一卡通這個中心數(shù)據(jù)庫平臺，使得校園內(nèi)各個應用系統(tǒng)的財務信息實現(xiàn)集成，實現(xiàn)高校的財務信息化，同時同步地更新財務信息，將財務會計流程與全校的業(yè)務管理流程有機地融合在一起，而每個部門應用性系統(tǒng)程序仍然獨立運行。保持相互間的松耦合度，使得局部的變動不至于傳遞到整體，但其他各部門可以調(diào)用和瀏覽數(shù)據(jù)。也就是說，當業(yè)務發(fā)生時，由業(yè)務的責任部門負責錄人信息，當信息進人系統(tǒng)后，立即存儲在一卡通數(shù)據(jù)庫中的指定字段，不再需要其他個部門或其他員工再錄入一遍。這樣。所有被“授權(quán)”的人員可以共同調(diào)用相關的數(shù)據(jù)，做到實時、迅速響應變化；同時，哪個部門負責錄入，哪個部門就對其提供的數(shù)據(jù)的真實性、準確性和及時性負責。這樣所有管理人員都依據(jù)統(tǒng)一、實時的信息來源做出決策。避免了不同的單位或個人，由于信息所依據(jù)的來源不同而做出相互矛盾的決定，從而避免了管理決策的混亂。 

    這種設計也便于統(tǒng)計分析各種信息。有授權(quán)的部門既可以通過一卡通平臺查詢以某個學生為主體的繳費、選課、醫(yī)療、消費等所有與其相關的橫向信息，也可查詢以某個部門為主體的縱向信息。例如以學院為主體的繳費、醫(yī)療、消費、獎懲等信息。所有信息可進行條件查詢或模糊查詢。并且提供圖形化的統(tǒng)計界面。為領導提供決策支持。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意如圖1，數(shù)據(jù)流程示意如圖2。

圖2 數(shù)據(jù)流程示意圖

    高校財務管理中的預算管理、資金管理、工資管理、稅收管理、票據(jù)管理等業(yè)務均涉及全校各部門，應該充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，對傳統(tǒng)財務管理業(yè)務流程進行再造和重組，并嵌人控制系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一，減少各部門在重復錄人數(shù)據(jù)過程中帶來的錯漏現(xiàn)象，保證各部門數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性、真實性和可靠性，為財務部門提供準確的數(shù)據(jù)來源。比如，實行彈性學分制管理后，學生選課和成績與其按學分交費有直接關系。每個學生按照自己的情況決定畢業(yè)年限和修課門數(shù)。那么按照學生的選課情況計算出來的每人應交的學費就各不相同。導致財務處與教務處必須及時交換信息，使教務處的學生管理工作與財務工作密切相關。 

3 一卡通中心數(shù)據(jù)庫對各職能部門的功能分析 

3．1源數(shù)據(jù)的取得 

    學校的各個業(yè)務部門是數(shù)據(jù)采集的來源，通過錄入或?qū)朐紨?shù)據(jù)．并由各業(yè)務系統(tǒng)處理后形成數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源遵循“誰提供淮負責”的原則，由相應的責任部門對提供的數(shù)據(jù)進行修改和更新，若出了問題該部門也要承擔責任 存入一卡通中心共享數(shù)據(jù)庫的信息將采用全校統(tǒng)一的信息標準來沒計，數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)共享將得到解決。經(jīng)過對高校各部門的業(yè)務進行調(diào)研，以及對應用系統(tǒng)間關系的跟蹤研究，各職能部門負責提供的數(shù)據(jù)如表1所示：

表1 各部門提供給一卡通平臺的數(shù)據(jù)表

3．2 數(shù)據(jù)的整合共享 

    一卡通中心數(shù)據(jù)庫向下從數(shù)據(jù)源集成數(shù)據(jù)并保持更新同步，成為各個應用系統(tǒng)之間的共享數(shù)據(jù)通道；向上發(fā)布經(jīng)過財務處理的數(shù)據(jù)，作為統(tǒng)計分析服務的數(shù)據(jù)源。財務處相當于一個業(yè)務部門，利用各單位提供的數(shù)據(jù)源，進行各種財務計算和加工．處理后的財務數(shù)據(jù)傳回一卡通數(shù)據(jù)平臺，供各個單位和個人調(diào)用和查詢。 

經(jīng)財務處理后供各單位查詢的數(shù)據(jù)如表2所示。每個單位和個人可以通過各自的權(quán)限來實現(xiàn)寫入和讀出中心數(shù)據(jù)庫，以不同權(quán)限打開中心數(shù)據(jù)庫的界面也是各不相同的。

表2 經(jīng)過財務處理后供各單位查詢的數(shù)據(jù)

4 一卡通中心數(shù)據(jù)庫的權(quán)限設定 

    (1)各部門的管理業(yè)務各不相同，但并不是所有數(shù)據(jù)都需要寫入中心數(shù)據(jù)庫中。對于有些部門特殊的業(yè)務數(shù)據(jù)，可以通過該部門的應用子系統(tǒng)來實現(xiàn)管理。
    (2)通過一卡通網(wǎng)絡把學生(教工或者臨時人員)的所有公用信息都儲存進去，各部門可以通過網(wǎng)絡修改該部門特有信息的字段，并查詢它的相應信息。每個部門負責提供一些特有信息，只有該部門有權(quán)利修改其特有信息，其他部門只能調(diào)用或查詢，并不能修改。比如學生信息只能由學生處提供，其他部門必須從一卡通平臺中學生處提供的學生基本信息中來提取，這樣就保證了各個部門間同一數(shù)據(jù)的一致性和唯一性，解決了信息的共享和同步更新的問題。麗這些信息中最為重要的財務信息也就自然地被集成、存儲、管理和利用起來了。
    (3)對所有部門提供的數(shù)據(jù)，一卡通中心負有監(jiān)督責任，各部門所能調(diào)用和查詢的數(shù)據(jù)，也由一卡通中心負責設定。每個部門需要賬號和密碼才能查詢到與自己業(yè)務有關的數(shù)據(jù)，其界面也各不相同．如有必要，可采取保密措施，防止機密信息的泄露。

    通過權(quán)限設定有效地傳輸或溝通各種信息．使財務工作者能夠有效地取得他們在執(zhí)行、管理和控制業(yè)務過程中所需的信息，并能確保信息的安全性。 

5 結(jié)論及待進一步研究的問題 

    通過一卡通平臺把全校的管理信息系統(tǒng)構(gòu)成一個統(tǒng)一體，形成了完整的學校信息管理系統(tǒng)，有如下好處：(1)使學校內(nèi)部各環(huán)節(jié)有機地協(xié)調(diào)起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的聯(lián)動。使財務信息變得更加開放，可以直接從各部門調(diào)用數(shù)據(jù)。(2膜財務工作人員從煩瑣的賬務處理工作中解脫出來，有時間作信息分析處理、預測決策等。(3)使組織更加扁平化，減少信息傳遞的層級數(shù)，避免信息失真。(4)從事后控制變?yōu)槭轮锌刂坪褪虑翱刂?，管理者可以隨時了解和掌握財務狀況，充分實現(xiàn)在線管理、及時控制、科學預測，實現(xiàn)決策科學化。

    盡管網(wǎng)絡系統(tǒng)的開放性為信息共享提供了方便，但在信息共享的同時，也必須進行安全方面的考慮，防止信息泄露和被盜。隨著高校的發(fā)展，各單位的業(yè)務和相互關系是不斷變化的，隨著高校規(guī)模擴大、管理與控制幅度增大，本文列出的數(shù)據(jù)表遠遠不足。要適應形勢的發(fā)展．一卡通平臺必須設計足夠的供拓展和改善的接口，并可以根據(jù)業(yè)務的變化來不斷調(diào)整、改善一卡通平臺中各部門的權(quán)限以及相互的制約關系。

作者簡介：丁慧平，北京交通大學經(jīng)濟管理學院教授，博士生導師。
冉潔 北京交通大學 計財處    張駿溫  北京交通大學 信息中心

主要參考文獻
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